Aigües de Reus ha començat a implementar la signatura electrònica en diferents formats, amb la idea de racionalitzar i simplificar el flux intern de documents que requereixen d’autorització oficial. La incorporació interna de la signatura electrònica representarà un estalvi econòmic anual, tan sols en paper, d’uns 10.000 euros. L’estalvi econòmic provindrà, principalment, de la disminució en les impressions i del paper utilitzat, en fer que els docuiments interns només estiguin disponibles en format digital, sense perdre la seva validesa legal.

Els últims mesos, en paral·lel a la implantació de la factura electrònica per als abonats, Aigües de Reus va decidir configurar la seva plataforma informàtica per permetre la signatura corporativa en diferents formats, com el correu electrònic, documents office i documents en format pdf.

La signatura electrònica no té l’aparença d’una signatura manuscrita. Bàsicament, ofereix la seguretat que el document digital ha estat revisat i signat per la persona que l’ha firmat i que, a partir del moment de la seva signatura, el document no ha tingut cap modificació. El software actual, com formats de correu electrònic, office i pdf, ja estan preparats per gestionar les signatures electròniques, sense necessitat d’afegir-hi ni més funcionalitats ni més llicències.

D’aquesta adaptació se n’ha encarregat íntegrament el Departament de Sistemes de l’empresa, amb la qual cosa el cost econòmic de la implantació de la signatura electrònica ha estat zero. El cost ha estat assumit internament, en tractar-se de tasques de configuració dels servidors windows ja disponibles a Aigües de Reus. A més, els certificats signats que s’emetin, en estar emesos per l’entitat de certificació pròpia d’Aigües de Reus, no tenen cap cost de manteniment, i tenen completa validesa legal.

La signatura interna simplificarà i racionalitzarà el flux de documents corresponents a processos com la redacció, revisió, verificació i autorització dels procediments, i també pel que fa a la resta de documentació del Sistema de Gestió de Qualitat ISO9001, ISO 14001 i OSHAS 18001.

En poder incloure diverses signatures en els documents, de manera seqüencial, es poden simplificar els processos d’autorització en els quals intervenen més d’un responsable de l’empresa. La gestió i recerca de documents també millora al reduir la documentació física de les carpetes i expedients, cosa que permet la recuperació de documents amb més facilitat. És a dir, la signatura electrònica de documents també potencia els fluxes de treball ja existents i facilita la implementació de nous fluxes interns, que fins ara es trobaven limitats per la necessitat de disposar d’una signatura manuscrita.