L'Ajuntament de Reus celebrarà aquest divendres 3 d'abril la primera sessió telemàtica del Ple de la corporació. La sessió forma part del paquet de mesures que la regidoria de Participació, Bon Govern i Serveis Generals ha implementat a través del Servei de Tecnologies de la Informació i les Telecomunicacions per garantir el funcionament de l'administració amb la màxima normalitat possible durant l'actual situació d'emergència sanitària i l'obligat confinament del personal i dels regidors i regidores de l'Ajuntament. La posada en funcionament d'aquest paquet de mesures ha accelerat l'execució del projecte d'administració electrònica, en el marc del Pla de Modernització de l'Ajuntament de Reus.

Ple telemàtic
El celebració del Ple telemàtic significarà la posada en funcionament de diverses eines que han de garantir el debat entre els grups municipals i la votació dels diferents punts de l’ordre del dia. Cadascuna de les regidores i regidors podrà seguir el desenvolupament del debat, consultar la documentació de cadascun dels punts, intervenir durant la sessió segons el que preveu el Reglament Orgànic Municipal i votar les propostes d’acord.

En concret, per a aquest Ple s’utilitzarà una eina de videoconferència que permet connexions amb un gran nombre de persones de manera estable; i una eina de gestió d’òrgans col·legiats que inclou un repositori documental amb l’ordre del dia i la documentació de cadascun dels seus punts, i que compta amb un mòdul de votacions telemàtiques.

D’acord amb allò que preveu el Reglament Orgànic Municipal i tal com es fa habitualment, la sessió del Ple serà pública. La ciutadania en podrà seguir el desenvolupament a través del web municipal www.reus.cat.

Teletreball del personal municipal
El decret de confinament de la població ha obligat a l'Ajuntament ha accelerar el procés de transformació digital de l'administració per garantir la continuïtat en la prestació de serveis a través del teletreball del personal de la corporació, dels organismes autònoms i de les empreses municipals.

Així s'ha garantit l'accés a través de plataformes segures a eines específiques de cada lloc de treball, com la gestió electrònica dels Serveis Socials, la gestió d’inscripcions a Activitats, la base de dades d’Activitats, la gestió de queixes, incidències i suggeriments, els contractes menors i la gestió de les escoles bressol municipals, entre altres.

Igualment, s'ha facilitat l'accés al correu electrònic corporatiu, a eines per compartir documentació digital, i aplicatius per fer sol·licituds internes entre serveis; així com un xat de missatgeria instantània i una eina de videoconferència per facilitar els contactes i les reunions entre treballadors.

Atenció Ciutadana
Pel que fa a la relació amb la ciutadania i suplir la supressió de l’atenció presencial, s’han intensificat les eines existents en col·laboració amb l’Oficina d’Atenció Ciutadana i les oficines especialitzades del Servei d’Informació i Atenció al Contribuent, l'Oficina Tècnica Empresarial, l'Oficina Municipal d’Habitatge i l'Oficina d’Escolarització Municipal.

En aquest casos, s’ha creat provisionalment un tràmit genèric, per complementar el catàleg de tràmits electrònics que ja s’havien posat a disposició de la ciutadania. D'aquesta manera, qualsevol persona que necessiti presentar una sol·licitud a l’Ajuntament pot fer-ho a través d’aquest canal, i l’equip tècnic de l’Oficina d’Atenció Ciutadana la redirigeix al departament responsable de gestionar-ho

Així mateix, s’ha potenciat i dimensionat el servei d’atenció telefònica 010, i s’ha ajustat perquè tramitacions específiques es puguin redirigir directament als departaments municipals que atenen a través de mòbil.

Administració electrònica
La posada en funcionament d'aquest paquet de mesures d'administració electrònica representa un salt qualitatiu important en el procés de transformació digital, en el que l'Ajuntament de Reus ja era un referent. Les dades següents avalen aquesta trajectòria de la implantació de l'administració electrònica:

• L'Ajuntament de Reus té disponibles 100 tràmits telemàtics del total de 220 possibles.

• Un 25% de les tramitacions es feien per mitjans electrònics (més de 15.000 al 2019).

• Més de 2.000 ciutadans, empreses, entitats i proveïdors es relacionaven cada mes amb l’Ajuntament de Reus a través de la Carpeta Electrònica.

• El 2019 es van fer més de 20.000 notificacions electròniques.

• El 2019 es van generar més de 98.000 expedients en els sistemes informàtics amb més de 640.000 documents electrònics o digitalitzats.

• El 2019 es van consultar més de 41.000 documents a la plataforma Viaoberta per estalviar l’aportació de documentació per part de la ciutadania.

Durant el període d’estat d’alerta, entre els dies 14 i 31 de març, l'Ajuntament ha registrat 1.100 tràmits per mitjans exclusivament electrònics; i s'han compatibilitzat uns 5.000 accessos a la carpeta per part de la ciutadania, empreses, entitats i proveïdors només en dos setmanes, quan la mitjana mensual habitualment són de 2.000.